Главная
Россия Украина Политика Мнения Аналитика История Здоровье Видео

Чем занимаются на курсах секретаря и делопроизводства в СПБ

курсы секретаря

Еще при Великом Княжестве Литовском, не имея служащего с этой должностью, великий Гедимин не смог бы укрепить экономическую и политическую власть в стране. На данный момент ни одна большая или малая организация не способна справиться со своей управленческой и административной деятельностью без помощи секретаря. Не зря работник с этой профессией считается "правой рукой руководителя". Даже такие известные люди, как Марк Цукерберг или Стив Джобс, не смогли бы так продуктивно управлять компаниями без своих лучших секретарей. Чтобы знать почему данная работа испокон веков остается актуальной и требовательной, нужно мысленно представлять, чем занимается секретарь и основные его обязанности в работе.

Обязанности секретаря

Сейчас известно множество направлений и разновидностей данной профессии, ведь можно быть как обычным помощником начальника, так и занимать должность высокопоставленного госслужащего.

Но у всех этих людей есть общие классические обязанности, без выполнения которых, они будут считаться недобросовестными работниками:

  • приём различных видов документов от служащих для передачи руководителю в целях ознакомления и подписи. Это могут быть заявления об увольнении, просьбы об отпуске или повышении, различные приказы для сотрудников;
  • введение делопроизводства. Для этого необходимо проводить полную систематизацию поступившей корреспонденции, а затем предоставлять ее исполнителям под роспись. Также нужно следить за сроками исполнения этой бумагой;
  • обязательное выполнение поручений. Нужно выполнять ряд поручений от руководителя, чтобы облегчить ему работу и создать нормальные условия. К примеру, отвечать на звонки от других организаций или составить план на новый рабочий день;
  • оказывать поддержку в проведении важных мероприятий или совещаний руководителя. Проверять и составлять список участвовавших, помогать делать закупку необходимых продуктов для проведения;
  • покупка временного жилья в различных гостиницах, когда руководящее лицо или обычный служащий отправляется в командировку.

По списку видно, что должность секретаря насыщена множеством различных обязательств, которые требуют ответственности и внимательности. Это значит, что быть помощником руководителя быть ни так уж и просто, как мы представляли на первый взгляд.

Что должен знать и уметь секретарь

Одного желания быть превзойденным помощником, который будет работать за начальника, недостаточно. Секретарь — это полноценная должность, на которую надо претендовать.

И для того, чтобы быть уважаемым и умелым работником, необходимо изучать и запоминать следующие моменты:

  • руководство и персонал компании, включая структурные подразделения;
  • саму структуру организации, устав и перспективы на будущее;
  • стандартное расположение реквизитов в документах при работе с делопроизводством;
  • технику безопасности при использовании офисной техники;
  • виды нормативных, правовых актов и их учёт;
  • правила пожарной безопасности и санитарии;
  • качественную организацию труда на рабочих местах.

Даже самый смышлёный и целеустремленный человек не освоит за один день все профессиональные навыки, присущие грамотному и опытному секретарю. Кроме основной теории нужно знать этику делового общения с людьми и вести себя продуктивно на протяжении рабочего дня. Необходимо иметь грамотную речь и опрятный внешний вид.

Отличия обычного секретаря от референта

С каждым годом помощник руководителя получает ценный опыт от трудовой деятельности. Более эффективные и коммуникабельные работники не стоят на месте, а стараются продвигаться по карьерной лестнице. Сегодня мы разберём должность специалиста, который имеет более широкий круг обязанностей, чем обычный секретарь.

Референт это кто?

Высшая квалификация у помощника начальника. С этой должностью служащий должен одновременно вести общение по телефону и выполнять основную техническую работу секретаря с дополнительными обязанностями. Для того, чтобы получать большую заработную плату и быть уважаемым референтом с имиджем, работник должен иметь как минимум одно любое высшее образование, иностранный язык и опыт работы в определенной компании. Должностные обязанности соответственно повышаются, из-за дополнительных полномочий.

Чтобы понять, что делает секретарь референт, можно просмотреть список его расширенных обязанностей:

  • введение деловых переговоров по телефону;
  • консультирование клиентов и ответы на их вопросы;
  • принятие самостоятельных решений, когда начальника нет на месте;
  • переговоры с обычными и иностранными партнерами;
  • подготовка бумаги и различной корреспонденции.

Особенности секретаря референта

С дополнительными полномочиями возрастает ответственность перед работой. Если вас заинтересовала данная тема, то здесь при желании вы можете узнать подробнее на курсах секретаря и делопроизводства в СПБ https://spbshb.ru/secretarial-school/secretary-referent-course. В переводе с английского "Референт" означает сообщающий, то есть необходимо быть еще хорошим докладчиком и консультантом. Проработав много лет на высококвалифицированной должности, сразу становится понятно, чем отличается секретарь от секретаря референта.

Основное отличие состоит в том, что квалификация требует к себе дополнительных знаний от сотрудника, опыта в его сфере деятельности и навыков. Например, кроме отличного владения компьютером, знания делопроизводства и владения английским языком, секретарь-референт обязан оперативно и периодически отвечать на звонки от клиентов и деловых партнеров. В один день этот профессиональный работник может помогать организовывать важные встречи, заказывать обеды в офис для управленческих лиц и вести вежливые беседы с посетителями компании.

Также сам референт в отличие от обычного служащего не должен набирать текст на компьютере, а только распечатывать и относить его на подпись директора. По рекомендациям начальника профессионал должен вести и составлять документацию. Кроме этого, он должен уметь грамотно выражать мысли и знать нормы делового этикета.

Подпишитесь на нас Вконтакте, Facebook, Одноклассники

Загрузка...


Загрузка...
129
Похожие новости
21 июня 2019, 18:22
21 июня 2019, 18:08
21 июня 2019, 18:24
21 июня 2019, 12:54
19 июня 2019, 19:53
24 июня 2019, 16:54
Новости партнеров

 
 
Новости СМИ

Новости партнеров
 
Новости СМИ
Популярные новости
18 июня 2019, 11:03
18 июня 2019, 12:18
18 июня 2019, 09:48
21 июня 2019, 05:18
24 июня 2019, 08:18
22 июня 2019, 23:48
20 июня 2019, 05:33